Tartsd velünk az irányt!

Humánerőforrás-asszisztens

Humánerőforrás-asszisztens

FEOR:
413403
Foglalkozási terület:
Gazdaság, kereskedelem és marketing
Képzés típusa:
Szakképzés ()

Bevezető

Ön szerint, hány nap szabadság jár egy négy gyerekes, 43 éves nőnek?

A humánerőforrás-asszisztens egyik feladata a munkavállalók szabadságának nyilvántartása – éppen ezért elengedhetetlen, hogy tisztában legyen annak törvényi szabályozásával. Hazánkban az alapszabadság 20 nap. Egyre több pótszabadságot kap a munkavállaló a 25. életévétől számítva életkora függvényében. A gyerekek után is jár pótszabadság – amennyiben van közöttük fogyatékkal élő is, kettővel többet kap. Ha a munkavállaló földalatti munkát végez, vagy ionizáló sugárzásnak van kitéve, további 5 nap vehető ki. Léteznek további törvénykezések is a szabadnapok számát illetően – a fenti kérdésre a válasz azonban alapesetben 36 nap.
 
Tudja-e, mi az a kafetéria?
A munka világában a kafetéria a munkabéren túli juttatásoknak egy formáját takarja. A fizetésen túl a munkavállaló kap egy keretösszeget, amelyről dönthet, hogy például étkezési-, sport- vagy kulturális utalvány formájában szeretné kérni. Nevét onnan kapta, hogy a kafetéria angolul étkezdét jelent, ahol az emberek válogathatnak az ételek közül – csak úgy, mint a dolgozók az utalványok céljai – pl. üdülés, színház stb. – közül. A humánerőforrás-asszisztens feladata, hogy a munkatársak ezen igényeiről adatbázist vezessen, így havonta mindenki a megfelelő összegű és típusú utalványt vehesse át.

Foglalkozás-bemutató film

Foglalkozás jellemzői

A humánerőforrás-asszisztens (HR asszisztens) egy vállalat vagy közigazgatási szerv alkalmazottjaként dolgozik. Vezetője, a humánerőforrás-gazdálkodó által megfogalmazott feladatokat látja el, az ő munkáját támogatja – amelynek célja, hogy a vállalat számára olyan munkatársakat biztosítson, akik megfelelő szakértelmükkel, hozzáállásukkal kiválóan dolgoznak. Ezt szem előtt tartva végezhet az emberi erőforrás gazdálkodás eltérő területein – munkaerő toborzás-kiválasztás, munkaköri rendszer, teljesítményértékelés, képzés, bér és juttatások – adminisztratív munkát. 

Melyek a jellemző feladatok, tevékenységek ennél a foglalkozásnál?

A humánerőforrás-asszisztens feladatai a munkatársakhoz kapcsolódnak.  Az egyes humánerőforrás rendszerek és folyamatok fenntartásáért, másfelől a munkatársak mindennapi munkavégzését lehetővé tevő körülmények biztosításáért felel. Munkájának része a munkatársakkal történő folyamatos kommunikáció is, valamint HR csapat munkájával kapcsolatos tevékenységek szervezése és lebonyolítása. Ezek mentén főbb tevékenységei:

  • Toborzási és kiválasztási feladatokat lát el. Megüresedő vagy újonnan meghatározásra kerülő pozíciókat meghirdet pl. munkaerő-közvetítő szervezetnél vagy – portálokon, újságokban. Fogadja a beérkező önéletrajzokat. A sikeres pályázónak felajánlja az adott állást, a sikertelen pályázókat pedig tájékoztatja a döntésről. E tevékenység során együtt dolgozhat fejvadász cégekkel is.
  • Munkaszerződéseket készít elő. Az új belépők számára előkészíti, szervezeti – pl. munkakörbeli – változások esetén pedig módosítja a munkaszerződéseket a munkavállalók számára.
  • Képzési lehetőségekről tájékozódik. A munkatársak számára hasznos és szükséges továbbképzési tanfolyamok, tréningek után érdeklődik. A kapott információkat megosztja a munkatársakkal. Amennyiben képzésre kerül sor, annak adminisztrációs munkáit is ő látja el, pl. tanulmányi szerződést készít elő, a vizsgákhoz szükséges szabadnapokat nyilvántartásban követi stb.
  • Irodai támogatást nyújt. Vezetője és a HR csapat munkáját támogatja, többek között előadás anyagok előkészítésével, találkozók megszervezésével, levelezésekben való részvétellel, interjúra érkező személyek fogadásával stb.
  • Kapcsolatot tart a társterületekkel. A vállalat vagy közigazgatási szervezet egyéb szakterületeivel, pl. bérszámfejtés, pénzügy tartja a kapcsolatot, például, jelzi feléjük, ha egy munkatárs fizetésemelést kapott.
  • Nyilvántartásokat vezet. Napi szinten követi számítógépes rendszeren a ki- és belépők létszámát, adatait. Összesíti az egyes munkavállalókra vonatkozó fizetési, teljesítményértékelési, képzési, valamint előléptetési adatokat, illetve a kivett szabadnapok számát. Ezekből – vezetője kérésére – elemzéseket, valamint jelentéseket készít. Megadott időközönként ellenőrzi a nyilvántartások helyességét.
 

Milyen anyagokkal, eszközökkel kell dolgozni?

A humánerőforrás-asszisztens irodai munkát végez, így az alkalmazott eszközei is elsősorban ahhoz kapcsolódnak:

  • számítógép megfelelő szoftverrel és internetkapcsolattal, adatbázisokkal;
  • telefon – más egységek vezetőivel, képzőcégekkel, fejvadászokkal stb. való együttműködés érdekében;
  • irodai eszközök, pl. papír, toll, fénymásoló, nyomtató, iratmegsemmisítő gép;
  • prezentációs eszközök: vetítővászon, projektor, laptop, televízió készülék stb.
 
Munkája során dolgozhat többek között tesztekkel – kiválasztáskor -, értékelőlapokkal – teljesítményértékeléskor -, cégismertetőkkel – állásbörzéken -, pl. a nyilvántartások vezetése során. Mivel ő felel a HR csapat munkakörnyezetéért is, így előfordul, hogy ő készíti be egy-egy megbeszélésre a flipchart táblát, filceket, italokat stb. 

Hol végzi a munkáját?

A humánerőforrás-asszisztens munkáját épületen belül, irodai körülmények között végzi. Az iroda lehet egy kisebb szoba vagy úgynevezett nyitott iroda, ahol más kollégákkal egy légtérben dolgozik. Az állásinterjúkhoz a jelöltet külön tárgyalószobába vezeti.

Milyen munkaidő beosztásban dolgozik?

A humánerőforrás-asszisztens, munkaideje a normál munkarend szerint zajlik, heti 40 órában, hétfőtől péntekig. Amennyiben egy-egy állásinterjú vagy rendezvény – pl. csapatépítés – azt megkívánja, az estébe nyúló, illetve hétvégi munkavégzés is elképzelhető. A túlóra esélyét a nagy munka nagy mennyisége növeli egy-egy időszakban, például a teljesítményértékelések idején.

Milyen környezeti ártalmakkal, veszélyekkel járhat a munkavégzés?

A humánerőforrás-asszisztens munkaidejének nagy részét irodai környezetben a számítógép előtt, jellemzően ülve tölti, melyből fakadóan mozgásszervi panaszok - nyak-, hátfájás - előfordulhatnak. A monitor előtti munkavégzés és neonvilágítás a szem túlterhelésével járhat. A légkondicionáló allergiás és felső-légúti megbetegedéseket okozhat.

Éppen ezért a munka során fokozottan ügyelnie kell, hogy rendszeresen tartson kisebb szüneteket, végezzen kisebb mozgással járó tevékenységeket. Mivel szinte folyamatos a számítógépes munkavégzés, a szem pihentetésére is fokozott figyelmet kell fordítania.

Milyen fizikai és pszichikai nehézségek adódnak a munka során?

A humánerőforrás-asszisztens nagyobb részt ülő munkát, és szellemi tevékenységet végez. Fizikai nehézséget jelenthet, hogy a monitor használata a szem fokozott megterhelésével jár, amely látáskorrekció hiányában, vagy nem megfelelő szemüveghasználat esetén idővel a szem romlását okozhatja. Pszichikai nehézséget elsősorban a munkával járó fokozott lelki megterhelés, stressz jelenthet, amelynek okai például:

  • szoros határidők;
  • esetleges túlóra csúcs-időszakokban - nagy létszámú munkaerő-felvétel, tömeges létszámleépítés;
  • nézeteltérések a munkatársakkal;
  • pályázók elutasítása.
 
Fontos tehát figyelni arra, hogy jusson idő a pihenésre, szellemi feltöltődésre, testmozgásra, mert így kerülhetők el a munka jellegéből származó nehézségek negatív hatásai.

A munkavégzés során kikkel kerül kapcsolatba?

A humánerőforrás-asszisztens elsősorban vezetőjével és a HR csapat tagjaival tartja a kapcsolatot, valamint társterületen – pl. bérszámfejtés – dolgozó munkatársakkal. Ezen túl együtt kell még működnie továbbá:

  • a vállalat más munkatársaival;
  • állásra pályázókkal;
  • fejvadászokkal;
  • képzőcégekkel.

Munkaerő-piaci helyzet

Hogyan alakult az átlagkereset a foglalkozás esetén?

Egy humánerőforrás-asszisztens átlagkeresete Magyarországon havi bruttó 278.000 Ft, ami az elmúlt évekre visszatekintve nem mutat jelentős változást. Az országos átlagkereset havi bruttó 260.000-290.000 Ft között mozoghat, attól függően, hogy a szakember nagyvállalatnál dolgozik vagy közigazgatásban, illetve mekkora szakmai tapasztalattal rendelkezik. A kimutatások alapján a legjobb keresetre a középkorú, hét-tíz éves tapasztalattal rendelkező szakemberek számíthatnak.

Rövidtávú előrejelzés a foglalkozás iránt mutatkozó keresletről

A nagyvállalatok és közigazgatási szervek várhatóan a jövőben is nagy hangsúlyt fognak helyezni a munkatársak kiválasztására és megtartására. Ehhez továbbra is szükséges lesz a támogatói munka, mind az adminisztráció, mind a kellemes munkakörnyezet biztosítása területén. Ez az elhelyezkedésben mindenképpen biztató jövőt vetít előre. Ily módon, a segítőkész hozzáállás és a pontos munkavégzés tekintetében magas teljesítményt nyújtó pályázók könnyen fognak munkát találni humánerőforrás-asszisztensi munkakörben. Fontos azonban, hogy a munkakört érintő szakmai újdonságok követése, valamint az idegen nyelvek ismerete egyre inkább elvárás lesz az állások elnyeréséhez.

Követelmények

Milyen kompetenciákra van szükség ehhez a foglalkozáshoz?

A humánerőforrás-asszisztensnek ismernie kell az emberi erőforrás rendszereket – pl. teljesítményértékelés, kiválasztás – ahhoz, hogy munkáját jól végezze. Fontos továbbá, hogy az emberekkel könnyen és jól szót értsen, hiszen csak ebben az esetben tudja majd támogatni őket. A szakma képviselővel szemben támasztott készég- és képességbeli elvárások a következők:

  • Szervezőképesség, például a kiválasztás során az interjúkat és a jelölteket szükséges összeszerveznie.
  • Kommunikációs képesség, mert munkájához elengedhetetlen, hogy mind a munkatársakkal, mind a vállalathoz érkező jelöltekkel szót értsen.
  • Rendszerezés, többek között a nyilvántartások vezetése mentén.
  • Kitartás, mert a sok adminisztráció olykor egyhangúvá válhat, mégsem véthet hibákat, mert azt például egy munkatárs fizetése bánja.
  • Digitális kompetencia, mivel munkája nagy része számítógéphez kötött.
  • Önállóság, abban segítheti őt, hogy ne várja állandóan a vezetője utasítását, hanem munkaköri feladatainak elvégzése során tudjon egyedül is döntést hozni.
 
Mindemellett csapatmunkában is képesnek kell lennie végeznie munkáját, hiszen a rendszerek és folyamatok működtetése a HR csapat közös felelőssége. Nagyobb, multinacionális cég esetében az idegen nyelvi kompetencia is szükséges.
A Humánerőforrás-asszisztensekkel szemben általános elvárás az ápolt, igényes megjelenés is, hiszen megjelenésükkel a vállalatról is üzennek, például egy állásinterjúra érkező jelölt, de a már ott dolgozók számára­ is.
 

Milyen egészségügyi követelményeket támaszt ez a foglalkozás?

A humánerőforrás-asszisztensekkel szembeni egészségügyi elvárások a számítógépes irodai, illetve a szerteágazó kapcsolattartási munkából adódnak:

  • jó látás – többek között a nyilvántartások kezelése során;
  • jó hallás – hogy pontosan értse a vezetője, munkatársai kéréseit;
  • tiszta, érthető beszéd – a munkatársakkal történő egyeztetések érdekében.
 
A sérüléstípusoknak megfelelő módosításokkal, a funkciócsökkenés kompenzálásával, a munkakör átszervezésével, a munkakörnyezet ergonomikus kialakításával, speciális eszközök beszerzésével, mozgás-, látás- és hallássérültek számára is lehetővé válhat a munkafeladatok egy részének elvégzése.

Milyen tantárgyakban kell eredményesnek lenni?

Ahhoz, hogy a humánerőforrás-asszisztens jó szakemberként dolgozhasson, elengedhetetlen a kommunikációs területen való jártasság, az emberi gondolkodás megértése, illetve az általános műveltség. Ehhez a következő tantárgyak biztosítanak jó alapot:

  • társadalmi, állampolgári és gazdasági ismeretek – többek között egy vállalat és/vagy szervezet működésének, a munkajog megértése érdekében;
  • kommunikáció - magyar nyelv és irodalom – hiszen munkája során folyamatosan kapcsolatot tart a cég munkatársaival és a jelöltekkel;
  • informatika – például statisztikák készítése egyes számítógépes programokkal.
 
Ezeken túl hasznos az idegen nyelv ismerete, hogy a multinacionális cégek állásaira való pályázás lehetősége is megnyíljon előtte.

Milyen érdeklődési irányultság szükséges ehhez a foglalkozáshoz?

A HR asszisztensi munkakör ellátását olyan ember fogja élvezni, akire általában elmondható, hogy elfogadja a vezetője, és a HR csapat által mondottakat, azok elvárásait örömmel teljesíti. Ily módon biztonságot jelent számára, ha tudja, meddig tart felelőssége, és melyek azok a szabályok – pl. határidők, kötelező levelezési elemek –, amelyeket be kell tartania. Mindeközben élvezi, ha vannak események – pl. megbeszélés, egy új belépő –, amelyeket megszervezhet, akár embereket irányíthat – pl. egy állásinterjúra érkező jelöltet elkísérhet az interjú helyszínére. Ezeken túl jó, ha örömmel tartja a kapcsolatot sok emberrel, szívesen beszélget velük, akár segítségadás, támogatás céljával is.

  • Megvalósító
  • Irányító
  • Közösségi

Mi jellemző a Humánerőforrás-asszisztens munkájára?

Kültéri helyszínen (0%)
(0 - 100)
Beltéri helyszínen (100%)
Globális gondolkodásmód (30%)
(30 - 70)
Aprólékos megoldások (70%)
Végrehajtó (80%)
(80 - 20)
Irányító (20%)

Mennyire illik hozzád?

Képzés

Milyen képzés szükséges a foglalkozás betöltéséhez?

Szakképesítés neve és OKJ száma:
Irodai asszisztens (54 346 01)

A munkakör betöltéséhez legjellemzőbben az Irodai asszisztens emeltszintű szakképesítés megszerzése szükséges.

Milyen iskolai előképzettségre van szükség?

A szakképzés megkezdésének feltétele az érettségi végzettség, valamint egy pályaalkalmassági vizsgálaton is meg kell felelni.

 

Hol és mennyi ideig kell tanulni?

Az Irodai asszisztens szakképesítés iskolai rendszerben, ügyviteli ágazati szakközépiskolában az érettségi után 1 év alatt, gimnáziumban, illetve más ágazatban szerzett érettségi után 2 év alatt szerezhető meg. Iskolarendszeren kívüli felnőttképzésben, tanfolyami keretek között is megszerezhető, ebben az esetben az óraszáma 960-1440 óra között változhat. A képzés során 40%-ban elméleti oktatás folyik az iskolában vagy az elméleti képzőhelyen. A képzés 60%-át gyakorlati munkahelyen pl. gazdálkodó szervezetnél tölti a képzésben résztvevő, ahol a gyakorlati ismereteket sajátíthatja el.

Milyen tantárgyakat kell tanulni?

A szakképzés során a tantárgyak egyrészt olyan általános, irodai környezetben végezhető tevékenységek elsajátításához kapcsolódnak, melyek nélkülözhetetlenek az ügyvitel területéhez tartozó valamennyi szakma gyakorlásához, másrészt az asszisztens speciális szakmai ismereteinek oktatására irányulnak. Főbb tantárgyak, tantárgymodulok:

  • Gépírás és iratkezelés gyakorlat;
  • Levelezési ismeretek, gyakorlat;
  • Kommunikáció alapjai;
  • Üzleti kommunikáció gyakorlat;
  • Gazdasági alapismeretek;
  • Jogi ismeretek;
  • Vállalkozási ismeretek;
  • Bizalmas információ kezelés technikája;
  • Gyorsírási alapismeretek gyakorlat;
  • Dokumentáció készítése a gyakorlatban;
  • Ügyviteli ismeretek;
  • Marketing alapjai;
  • Időgazdálkodás;
  • Nyomtatvány-, és adatbázis-kezelés gyakorlat.
 

Milyen lehetőségeket nyújt ez a végzettség? Milyen karrierút áll előttünk, ha ezt a foglalkozást választjuk?

A szakképesítéssel rendelkezők jellemzően hazai vagy nemzetközi közép-, és nagyvállalatok, valamint közigazgatási szervek emberi erőforrás (HR) osztályán helyezkednek el. A következő munkakörökben várják őket szívesen:

  • Beléptetési ügyintéző (munkaügyi);
  • Humánerőforrás-ügyintéző;
  • Humánerő-gazdálkodási ügyintéző;
  • Humánpolitikai ügyintéző;
  • Munkaügyi előadó;
  • Munkaügyi ügyintéző;
  • Személyi adat nyilvántartó;
  • Személyi nyilvántartó;
  • Személyzeti adminisztrátor;
  • Tanuló nyilvántartó.
 
Ezeken túl elhelyezkedhet Általános irodai adminisztrátor vagy akár Irodai szakmai irányító, felügyelői munkakörökben is.
További szakmai előrelépési lehetőséget jelenthet az Idegennyelvű ügyfélkapcsolati szakügyintéző szakképesítés-ráépülés (OKJ 55 347 01) elvégzése, mellyel további foglalkozásokhoz, mint például az Ügyfél- (vevő)tájékoztató, Ügyfélszolgálati központ tájékoztatója, Telefonos (multimédiás) értékesítési ügynök vagy Marketing- és pr-ügyintéző foglalkozásokhoz kapcsolódó munkaköröket is betölthet végzettségével. A ráépülés megkezdésének feltétele idegen nyelvű középfokú nyelvtudás (KER B2 szintű nyelvvizsga).

Rokonfoglalkozások

Ehhez a foglalkozáshoz hasonló, azonos érdeklődési területhez tartozó egyéb foglalkozások:

Tájékozódási lehetőségek

Speciális tájékozódási lehetőségek a szakmáról:

  • www.asszisztens.lap.hu
  • Farkasné Gönczi, Regényi: Irodai asszisztens leszek! (munkafüzet leendő irodai asszisztensek számára). ÖRÖK Kiadvány.
  • Bakacsi és tsai: Stratégiai emberi erőforrás menedzsment. KJK-Kerszöv. 2004.
  • Boudreau: HR újratöltve. Akadémiai Kiadó. 2012.
 
Ajánlott honlapcímek, kiadványok pályaválasztáshoz:
Ajánlott honlapcímek, kiadványok munkaerő-piaci információkhoz:
  • https://vmp.munka.hu- a Nemzeti Munkaügyi Hivatal Virtuális Munkaerőpiac Portálja: álláskeresési oldal munkaadók és munkavállalók számára
  • www.munka.hu– a Nemzeti Munkaügyi Hivatal honlapja: foglalkoztatáshoz kapcsolódó információk, Munkaügyi Központok elérhetősége
  • www.ksh.hu– a Központi Statisztikai Hivatal honlapja, számtalan adat, információ, kimutatás többek között a munka világával kapcsolatban
  • Foglalkozások Egységes Osztályozási Rendszere – FEOR-08 (www.ksh.hu/osztalyozasok_feor_menu)
  • www.hrportal.hu– hírek, információk, kalkulátorok a HR világából, Munka törvénykönyve
  • www.karrierplusz.hu- a HVG Karrier Plusz kiadvány online verziójának elérhetősége
 
Mi jelenti a kihívást a munkában?
„Ez több mint irodai asszisztenskedés – az emberekkel foglalkozhatok, amit nagyon élvezek. Sokan fordulnak hozzám naponta, hogy intézzek el nekik dolgokat, például számoljam ki, mennyi szabadságuk van még az évre. Én fogadom az állásinterjúra érkezőket – érdekes, hogy egy tapasztaltabb vezetői helyre jelentkező épp úgy izgul, mint egy pályakezdő. Ilyenkor jó, ha beszélgetek vele, megkínálom kávéval, hogy eltereljem a figyelmét. Az egyedüli fárasztó dolog, az a sok gépelés, ahol nagyon pontosan kell végeznem a munkámat, akár a teljesítményértékelő lapok eredményeinek felvitele a gépre, akár a főnökömnek egy előadás elkészítése… Ilyenkor sajnos van, hogy túlóráznom is kell." – mesélt munkájáról Ágnes, humánerőforrás-asszisztens.
 

További érdekességek

Ön szerint mi alapján választ szállodát egy képzés megtartására a humánerőforrás-asszisztens?

A képzések megszervezését sokszor az asszisztensekre bízzák, így jó, ha tudja, mi mindenre kell figyelnie azon túl, hogy az adott költségkeretbe beleférjen a szállás és étkezés. Fontos a szálloda földrajzi helye, hogy ne menjen el több idő utazással, mint az ott töltött idő. Figyelnie kell arra is, hogy megfelelő nagyságú legyen a terem, ahol a tréning megrendezésre kerül. Az étlap is döntési pont lehet – például, hogy elég változatos ételeket kínáljon a szálloda. Amennyiben bentlakásos a tréning, szeretik a kollégák, ha van uszoda és wellness részleg, ahol este kikapcsolódhat a csapat. Végül, adott esetben az akadálymentesített környezet is lehet szempont.

Tudja-e, hol hirdethet meg állásokat egy cég?

Régen egyértelmű volt, hogy az újság hasábjain érdemes álláshirdetéseket olvasni. Manapság azonban egyre nagyobb teret kapnak az állásportálok: a cégek internetes felületen hirdetik meg a nyílt pozíciókat, mert így több emberhez juthat el a hirdetés. A közösségi portálok is egyre nagyobb szerepet kapnak e területen, főképp azok, amelyeken szakmai alcsoportok is létrehozhatóak. Amennyiben vezetői szintre keresnek embert, úgy munkaerő-közvetítőkkel és fejvadászokkal is felvehetik a kapcsolatot. Végül, és talán ez a legelső lépés minden esetben, hogy a munkatársak körében hirdetik meg az adott pozíciót, hogy akár ők maguk jelentkezzenek, akár szóljanak ismerőseiknek a lehetőségről.

Mit gondol, átveheti-e az informatika a HR szerepét?

Egyre több vállalat ad arra lehetőséget, hogy az állásra jelentkezők a cég honlapján töltsék fel az önéletrajzukat – így egyből adatbázisba kerülnek a jelöltek. Ugyancsak teret hódít az informatika a kiválasztás és a teljesítményértékelés területen – pl. tesztek/kérdőívek kitöltése és kiértékelésük során –, valamint a képzésnek is lehet számítógéppel támogatott része, az e-learning. Ugyanakkor, amit az informatika sosem fog tudni, az a HR-nek az a része, amely az ember irányába a gondoskodást nyújtja. Ily módon az informatika egyre inkább támogatni fogja tudni a HR-t, de szerepét nem fogja tudni átvenni.

Munkaadók mondták

Vissza az listához