Tartsd velünk az irányt!

Általános irodai adminisztrátor

Foglalkozás rövid bemutatása

Az általános irodai adminisztrátor munkájának nagy részét a különböző adatok feldolgozása teszi ki. Összegyűjti, beviszi az adatbázisba, és rendszerezi az információkat. Az adatbevitel során számlákat és megrendeléseket tölt fel a rendszerbe. Ezekről később listákat, kimutatásokat, statisztikákat készít, amiket továbbít kollégáinak. Emellett feladatai a következők:

  • Kezeli az irodai levelezéseket. Iktatja a bejövő és kimenő postát, leveleket ad fel, majd ezekről nyilvántartást készít.
  • A nyilvántartott dokumentumokat szerkeszti, sokszorosítja. Iratokat, leveleket fogalmaz meg, majd ezeket megformázza, sokszorosítja, és szükség esetén továbbítja munkatársainak.
  • Tartja a kapcsolatot az ügyfelekkel. Fogadja a megrendelőket és a beszállítókat, továbbítja igényeiket a vezetőség felé és rendszeresen tájékoztatja őket.
  • Jegyzőkönyvet készít a megbeszélések anyagáról. Ilyenkor feladatai közé tartozhat a beszédrögzítés és a feljegyzés tartalmilag hű elkészítése. Ezután az erről készített dokumentumot továbbítja az érintettek felé.
  • Nyomon követi a határidőket. Észben tartja a különböző dokumentumok leadására, és a levelek postára adására előírt dátumokat, és betartja ezeket. Szükség esetén vezetője számára is jelzi a fontos határidőket, időpontokat.
  • Szakszerűen kezeli és tárolja az iratokat és egyéb dokumentumokat, hogy vezetője, vagy a vállalat bármely területének képviselője kérése esetén könnyedén és gyorsan megtalálja azokat.