Tartsd velünk az irányt!

Általános irodai adminisztrátor

Mit kell tudni az általános irodai adminisztrátorról?

Az általános irodai adminisztrátor elsősorban adatfeldolgozást végez, ami irodai iktatással kapcsolatos, és dokumentációs jellegű munkát jelent: összegyűjti, rögzíti és nyilvántartja a vállalkozás működéséhez szükséges összes adatokat és dokumentumokat. Kommunikációs feladatokat is ellát, tartja a kapcsolatot egyes megrendelőkkel és szükség esetén a könyvelővel is. Az irodai és pénzügyi nyilvántartások, kimutatások elkészítése szintén fontos tennivalói közé tartozik.

Ez a foglalkozás neked való lehet, ha…

…kedveled a számítógéppel végzett munkát. Örömmel fogod végezni ezt a tevékenységet, ha jól szervezed meg a különböző feladatok megoldását, és ha szívesen segítesz másoknak problémáik megoldásában. Nagyon fontos továbbá, hogy mindig emlékezz a határidőkre, és tartsd is be őket, hiszen az általános irodai adminisztrátor feladatai nagy részét határidőre végzi.

Ha ezt a foglalkozást választod, akkor…

… gimnáziumi vagy szakközépiskolai érettségit követően az Irodai asszisztens szakképesítést kell megszerezned. 

Milyen érdeklődési irányokkal kell rendelkezned?

  • Megvalósító
  • Tárgyias

Általános irodai adminisztrátorként fontos, hogy szívesen oldj meg különböző problémákat. Ehhez elengedhetetlen, hogy gyorsan átlásd a felmerülő helyzeteket – például egy rosszul vezetett adatbázis –, és hajlandó legyél cselekedni megoldásuk érdekében – kitalálni egy új rendszert, és az adatokat az alapján feltölteni. Ha szeretsz önállóan és függetlenül dolgozni, és ha könnyen betartod a határidőket és a szabályokat, jól fogod érezni magad munkád végzése közben.

Általános irodai adminisztrátorként milyen tulajdonságokra van szükséged?

Az általános irodai adminisztrátor gyakran végez adatfeldolgozást és rendszerezést. Hogy ezeket a feladatokat magas minőségben láthasd el jó, ha a következő képességekkel és készségekkel rendelkezel:

  • Digitális kompetencia, hogy a mindennapok során ne jelentsen számodra problémát a számítógép használata.
  • Figyelem, hogy minden feladatot egyformán hatékonyan tudj megoldani.
  • Szervezőkészség, hogy a sokféle irodai feladatoddal határidőre el tudj készülni.
  • Önállóság, hogy minden helyzetben meg tudd hozni a legjobb döntést.
  • Kitartás, hogy a nehezebb, időigényesebb feladatokkal is meg tudj birkózni.

Hasznos lehet továbbá, ha jó együttműködési képességgel rendelkezel, hogy minden munkatársaddal jó kapcsolatot ápolhass.

Milyen egészségügyi követelményeket támaszt ez a foglalkozás?

Az általános irodai adminisztrátor munkája nagy részét ülve végzi, így elsősorban az iktatás és a számítógépes adatrögzítés jelenthet fizikai igénybevételt. A munkavégzéshez szükséges egészségügyi tényezők a következők:

  • ép hallás és megfelelő látás, hogy minden feladatát pontosan megérthesse és maradéktalanul elvégezhesse;
  • ép karok és kezek, a gépeléshez és a rendszerezéshez.

Látás-, hallás-, mozgássérülés esetén a sérülés típusától és mértékétől függően, a sérüléstípusoknak megfelelő módosításokkal ellátható ez a munkakör, illetve a feladatok egy része.

A szakmához látás- és mozgássérülés esetében az „Irodai asszisztens” speciális adaptált szakképesítés kapcsolható.

Mi jellemző az általános irodai adminisztrátor munkájára?
Kültéri helyszínen (0%)
(0 - 100)
Beltéri helyszínen (100%)
Változatos (40%)
(40 - 60)
Monoton (60%)
Végrehajtó (100%)
(100 - 0)
Irányító (0%)

Mit csinál az általános irodai adminisztrátor?

Az általános irodai adminisztrátor munkaideje legnagyobb részében különböző adatokat dolgoz fel. Összegyűjti, beviszi az adatbázisba, és rendszerezi az információkat. Listákat, kimutatásokat és nyilvántartásokat készít, és továbbít kollégái felé. További feladatai:

  • Kezeli az irodai levelezéseket. Iktatja a bejövő és kimenő postát, leveleket ad fel, majd ezekről nyilvántartást készít.
  • A nyilvántartott dokumentumokat szerkeszti, sokszorosítja. Iratokat, leveleket fogalmaz meg, majd ezeket megformázza, sokszorosítja, és szükség esetén továbbítja munkatársainak.
  • Tartja a kapcsolatot az ügyfelekkel. Fogadja a megrendelőket és a beszállítókat, továbbítja igényeiket a vezetőség felé és rendszeresen tájékoztatja őket.
  • Jegyzőkönyvet készít a megbeszélések anyagáról. Ilyenkor feladatai közé tartozhat a beszédrögzítés és a feljegyzés tartalmilag hű elkészítése. Ezután az erről készített dokumentumot továbbítja az érintettek felé.
  • Nyomon követi a határidőket. Észben tartja a különböző dokumentumok leadására, és a levelek postára adására előírt dátumokat, és betartja ezeket. Szükség esetén vezetője számára is jelzi a fontos határidőket, időpontokat.
  • Szakszerűen kezeli és tárolja az iratokat és egyéb dokumentumokat, hogy vezetője, vagy a vállalat bármely területének képviselője kérése esetén könnyedén és gyorsan megtalálja azokat.

Hogyan dolgozik?

Eszközök és anyagok

Az általános irodai adminisztrátor feladata az adatok rögzítése, rendszerezése és továbbítása. Mindezek mellett tartja a kapcsolatot az őt alkalmazó cég munkatársaival és üzlettársaival. Hogy sikeresen végezhesse feladatait, az alábbi eszközökre van szüksége:

  • számítógép;
  • telefon;
  • szkenner, nyomtató, fénymásoló;
  • számítógépes szoftverek.

Munkája során főként alapvető irodaszereket használ fel, mint például papírt, gemkapcsot, tollat. A leltározáshoz és a nyilvántartások vezetéséhez nyomtatványokra, az irodai posta intézéséhez levélpapírra és borítékra van szüksége.

Kivel találkozik munkája során?

Az általános irodai adminisztrátor munkája során nagyon sok emberrel tart kapcsolatot, hiszen az utasításokat több irányból kapja. Leggyakrabban a következőkkel találkozik:

  • közvetlen munkatársaival, akiket tájékoztat feladataikról;
  • feletteseivel, akiktől az utasításokat kapja;
  • az őt alkalmazó cég ügyfeleivel, akikkel találkozókat egyeztet;
  • könyvelő, akivel a cég anyagi helyzetével kapcsolatos problémákat beszéli meg.

 

Hol végzi a munkáját?

Az általános irodai adminisztrátor tennivalói túlnyomó részét saját irodájában végzi. Itt tárolja rendszerezve a munkájához szükséges dokumentumokat, valamint innen bonyolítja kapcsolattartási feladatait is. Jegyzőkönyv felvételekor a vállalat tárgyalójában tartózkodik.

Milyen munkaidőben dolgozik?

Az általános irodai adminisztrátor teljes munkaidőben, jellemzően nappali munkarendben, 40 órában végzi munkáját. Esetleges túlóráit is mindig a munkanapokon dolgozza le, hétvégén és ünnepnapokon jellemzően nem dolgozik.

Milyen nehézségek adódhatnak a munkavégzés során?

Az általános irodai adminisztrátor munkája alapvetően nem jár sok balesetveszéllyel, azonban fertőzésveszélyt jelenthet a sok emberrel való kapcsolattartás, valamint a légkondicionáló berendezéssel az irodába kerülő baktériumok.

Alapjában véve szellemi munkát végez, de alkalmanként sok dokumentumot kell áthelyeznie, amely könnyű fizikai igénybevételt jelenthet.

Szellemi megterheléssel járhat a sok információ egyszerre történő feldolgozása és a sok emberrel való kommunikáció. A munka esetenkénti monotonitása és a több szempontnak való együttes megfelelés szüksége is komoly igénybevételt jelenthet.

Fizikai megterheléssel járhat, hogy az ülőmunka rossz hatással lehet a gerincoszlopra, a számítógép előtt végzett adatrögzítő feladatok pedig megterhelhetik a szemet és a kezet.

Milyen képzésben kell részt venned, ha ezt a pályát választod?

Szakképesítés neve és OKJ száma: Irodai asszisztens (54 346 01)

Az Irodai asszisztens szakképzést gimnáziumban vagy szakközépiskolában szerzett érettségit követően kezdheted el, hossza iskolarendszerű képzésben 2 év.

A munkakör betöltéséhez legjellemzőbben az Irodai asszisztens emeltszintű szakképesítés megszerzése szükséges.

Ahhoz, hogy általános irodai asszisztensként jó munkát végezzél, a következő tantárgyak segíthetnek biztos alapot adni:

  • társadalmi, állampolgári és gazdasági ismeretek - mert segítik átlátni a leendő munkád tartalmát;
  • informatika – mert sokat kell használnod a számítógépet, és azon különböző programokat;
  • kommunikáció – magyar nyelv és irodalom – pl. a szakszerű levelezések érdekében.

Képzési Útvonal

Mennyi keres átlagosan egy Általános irodai adminisztrátor?

Minimum 140 000 Ft - Maximum 160 000 Ft

Az általános irodai adminisztrátorok magyarországi havi bruttó átlagkeresete 154.000 Ft, ami az iskolai végzettségtől, munkatapasztalattól, és a beszélt nyelvek számától függően 140.000 és 160.000 Ft között mozoghat.

Mennyire könnyű elhelyezkedni?

Bár az ügyviteli foglalkozások a leginkább keresett foglalkozások közé sorolhatók, a munkahelyek korszerűsödése és az adatok digitális tárolásának terjedése miatt egyes cégeknél csökkenhet az adminisztrációs munkatársak száma. Ettől függetlenül, a pontos és szakszerű adminisztrációs feladatok ellátására sok helyen szükség van – érdemes a nagyobb vállalatoknál közvetlenül érdeklődni lehetséges állásokról.

Milyen lehetőségeid lesznek ezzel a foglalkozással? Milyen karrierút áll előtted?

Az Irodai asszisztens képesítés megszerzése után számtalan munkahely között válogathatsz, amelyek között meglehetősen könnyű az átjárás. Többek között lehetőséged van ilyen képzettséggel adminisztrációs ügyintézőként, bírósági adminisztrátorként, dokumentációs ügyintézőként, üzemírnokként, és szállodai adminisztrátorként elhelyezkedni.

Az idegen nyelvek ismerete tovább szélesíti a lehetőségeidet, továbbtanulási lehetőséget pedig az Idegen nyelvű ügyfélkapcsolati ügyintéző (OKJ 55 347 01) emeltszintű szakképesítés-ráépülés biztosít.

Rokon foglalkozások

Ehhez a foglalkozáshoz hasonló, azonos érdeklődési területhez tartozó, egyéb foglalkozások:

Érdekességek

Mit gondolsz, mely eszköz nélkülözhetetlen az irodai adminisztrátor számára?

A múlt század sok kiemelkedő műszaki alkotása között kiemelkedő jelentőségű a számítógép. Viszonylag korán felismerték, hogy matematikai műveletek gépek segítségével is elvégezhetők. Később a számítógépek kitörtek erről a területről, és elkezdték meghódítani a gondolkodás legkülönbözőbb területeit. Alkalmazásuk mindennapjaink része, ma már elképzelhetetlen az irodai adminisztrátor napi munkája nélküle, hiszen nagymértékben lecsökkenti a hibalehetőséget, megkönnyíti a visszakereshetőséget, szűrést stb.

Szerinted mi mindent lehet megsemmisíteni egy jó minőségű iratmegsemmisítő készülékkel?

Az iratmegsemmisítők a hiedelemmel szemben nem csak a papírt, de a hitelkártyát, CD-t is kis csíkokra, vagy apró részekre aprítják, a bennük található kések segítségével. Az iratmegsemmisítő az általános irodai adminisztrátor egyik legfontosabb munkaeszköze, ugyanis munkája során gyakran kell bizalmas jellegű információt kezelnie. Használatuk célszerű az ilyen dokumentumok megsemmisítésére, valamint a használaton kívüli papírok megsemmisítésére is ideális. Erre a visszaélések elkerülése miatt van szükség.

Hallottál már a monitorszemüvegről?

A monitorszemüveg kifejezetten a tartósan a képernyő előtt dolgozóknak lett kifejlesztve. Viselése csökkenti a számítógép által a szemre gyakorolt terhelést, a monitor előtt végzett munka okozta szemfáradást. Csökkenti a szemet érő negatív hatásokat, védi a kiszáradástól. A szemüveg kiválasztásánál két fontos szempontra érdemes figyelni; az egyik a lencse speciális színezett bevonata, amely segíti a szem pihentetését, kímélését, a második a tükröződés elleni védelem. Ehhez különleges tükröződésmentesítő réteggel van bevonva a lencse. 

Tudod-e, hogy milyen színes lehet egy irodai adminisztrátor szobája?

Az előírásoknak megfelelően egyes dokumentumokat hosszú évekig meg kell őrizni. Ez nagyon sok számla, szerződés, pénztári bizonylat, és más fontos irat tárolását jelenti. Ebben vannak az adminisztrátor segítségére a különböző színű iratrendező termékek. Lehetnek ezek dossziék, iratvédő tasakok, mappák stb. A különböző színek segítenek a dokumentumok tartalom szerinti csoportosításában, és így átláthatóbbá teszik az irattárat. Mindez azt is eredményezi, hogy a irodai adminisztrátor szobájában esetenként akár 10 egymástól jól elkülöníthető szín is dominál.

Tájékozódási lehetőségek

Ha szeretnél még többet megtudni a szakmáról:

  • Bakk: Hivatása: Titkárnő - Ügyintéző titkárképzéshez. Pedellus tankönyvkiadó. 2004.
  • http://asszisztens.lap.hu/
  • www.magyosz.hu – Magyar Gyorsírók és Gépírók Országos Szövetsége

Honlapok, melyek segítenek neked a pályaválasztásban:

  • www.palyaorientacio.munka.hu – a Nemzeti Pályaorientációs Portál honlapja: pálya-, szakmaválasztást segítő kérdőívekkel, keresőkkel, foglalkozás-bemutató anyagokkal
  • www.nive.hu – itt megtalálható a hatályos Országos Képzési Jegyzék és a szakképzésekhez tartozó Szakmai és Vizsgakövetelmények listája
  • www.felvi.hu – az Országos Felsőoktatási Információs Központ honlapja: információ a felsőoktatási szakokról, intézményekről
  • www.eniskolam.hu
  • www.szakmavilag.hu
  • www.mileszel.hu

Kiadványok, melyek segítenek neked a pályaválasztásban:

  • 200 x szép szakma (MFPI 2010, letölthető kiadvány: http://www.fovpi.hu/palyavalasztas/kiadvanyok/200xszep_szakma)
  • Felsőoktatási felvételi tájékoztató (Oktatási Minisztérium, Országos Felvételi Iroda) - Évente megjelenő kiadvány
  • Felvi Tájoló (Educatio Társadalmi Szolgáltató Kht.) - Évente megjelenő kiadvány: felsőoktatási szakok bemutatása, pályaválasztási tesztek, tanácsok, felsőoktatási rangsorok

Mi jelenti a kihívást a munkában?

„Munkám során a legnagyobb kihívást a rendszerezés jelenti. Mivel egy nagy szállítmányozó cégnél dolgozom, ezért hatalmas mennyiségű dokumentumot és adatot kell úgy elrendeznem, hogy azok között el lehessen igazodni. Gyakran előfordul, hogy sürgősen szükség van valamilyen iratra vagy nyomtatványra, így ha rendszerezési munkámat nem jól végzem, nem tudom időben megtalálni ezeket a dokumentumokat. Ez akár milliós veszteséget is jelenthet a cégnek. Viszont azt látom, hogy ha egy vállalat talál egy olyan szakembert, aki ezt megbízhatóan el tudja végezni, őt nem szívesen engedik el.” – mesélte Erika, adminisztrációs ügyintéző.